Stap 1:

De stappen die de klant geld kosten en weinig of niets opleveren wil je als accountantskantoor zo efficiënt mogelijk “produceren”. Het gaat hierbij om het maken van de jaarrekening en de bijbehorende aangiften.

Accountants zijn vaak gericht op de inhoud en niet op het proces van het genereren van jaarrekeningen. Door op een industriële manier naar dit proces te kijken kun je heel veel tijd besparen. Met behulp van lean production technieken zijn besparingen van 25% mogelijk.

Voorbeelden van technieken die worden toegepast zijn Value Stream Mapping5S en Kaizen.

De lean4accountants medewerkers begeleiden en sturen dit proces. Er wordt een verbeterteam opgericht waarin juist ook de medewerkers van de “vloer” betrokken worden. Belangrijk is dat de medewerkers met ideeën komen en gaan begrijpen hoe je efficiënter kunt werken.

Stap 2:

Onduidelijke adviesproducten?

Klanten van een accountantskantoor weten vaak niet precies voor welke adviezen ze bij hun accountantskantoor kunnen aankloppen. Hierdoor schakelt de klant notarissen, advocaten, onafhankelijke juridische adviseurs, bedrijvenmakelaars etc in. Terwijl in een heleboel gevallen de accountant deze kennis in zijn kantoor ook aanwezig heeft. U kunt de accountant vergelijken met de huisarts. De klant gaat echter te vaak rechtstreeks naar de specialist, terwijl de accountant de klant ook goed kan helpen.

Bepaal adviesproducten en communiceer

Door het bepalen van de adviesproducten van uw kantoor creëert u duidelijkheid voor de klant wanneer hij een adviesvraag bij u neer kan leggen. Ook zorgt u ervoor dat het voor de interne organisatie duidelijk is op welke gebieden advies gegeven kan worden. De medewerkers die klantencontact hebben kunnen zo pro-actiever hun klanten benaderen.

Met handige technieken helpen de lean4accountants adviseurs je om snel en effectief de adviesproducten te bepalen en onder de aandacht te brengen bij de klanten.

Stap 3:

Adviseren is een vak. Als accountant moet je zowel inhoudelijke werkzaamheden verrichten ook de klant adviseren. Door betere adviesvaardigheden zal de klant en meer om advies vragen en meer tevreden zijn met de uitkomst van de adviezen.

Centraal bij adviseren staat aandacht voor inzicht en vaardigheden inzake:

  • de verschillende adviesrollen en de vaardigheid zichzelf daarin naar klanten te positioneren
  • bij de klant contact maken, ijs breken
  • het opbouwen van een vertrouwensrelatie
  • zichzelf als adviseur helder en authentiek neerzetten
  • communicatieve vaardigheden: actief luisteren, samenvatten, doorvragen
  • de vraag achter de vraag exploreren
  • weten los te komen van de inhoud als dat nodig is.
  • het opschakelen van een losse vraag naar een breder traject
  • het teruggeven van  het beeld van de klantorganisatie
  • een ontwikkelende aanpak kunnen kiezen i.p.v. steeds een blauwdruk aanbieden
  • het zich bewust zijn dat beelden over klanten het eigen gedrag sturen.

Het gezamenlijk instappen van een leer- en ontwikkelingsproces heeft als voordeel dat adviseurs elkaar hierin kunnen ondersteunen en stimuleren. Feedback over en weer is daarbij een belangrijk vehikel tot leren.

Feedback geven en vragen is in organisaties echter vaak nog niet zo vanzelfsprekend: het ontwikkelen van onderling vertrouwen is altijd een aandachtspunt. Een gezamenlijk leermoment kan daarin een goede stap zijn.

De Lean4accountants trainers verzorgen de training.